1. Objet de la politique
Ankra accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels. La présente politique explique quels renseignements peuvent être recueillis lorsque vous utilisez ankra.org ou communiquez avec Ankra, pourquoi ils sont recueillis, comment ils peuvent être utilisés ou communiqués, les mesures prises pour les protéger et les droits dont vous disposez.
Cette politique s’applique aux renseignements personnels recueillis dans le cadre des activités d’Ankra par des moyens technologiques, notamment le site Web, les formulaires en ligne, les demandes liées au Compas santé, les outils de réservation lorsqu’ils sont activés, les courriels et les communications électroniques.
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
Le responsable de la protection des renseignements personnels veille à l’application de la présente politique et au respect des obligations d’Ankra en matière de protection des renseignements personnels.
Responsable de la protection des renseignements personnels — Ankra
Québec, Québec, Canada
Courriel : bonjour@ankra.org
Toute question, demande d’accès, demande de rectification, demande relative à la portabilité, plainte ou autre demande concernant vos renseignements personnels peut être transmise à cette adresse.
3. Renseignements que nous pouvons recueillir
Selon la façon dont vous interagissez avec Ankra, nous pouvons recueillir uniquement les renseignements nécessaires aux fins identifiées, notamment :
- des renseignements d’identification et de contact, comme votre nom, votre prénom et votre adresse courriel;
- les renseignements que vous choisissez de transmettre dans un formulaire ou un courriel;
- les renseignements nécessaires pour traiter une demande de rendez-vous ou de réservation lorsque cette fonction est utilisée;
- les renseignements nécessaires pour vous transmettre Le Compas santé ou une autre ressource demandée;
- des renseignements liés à vos préférences de communication, lorsque vous vous abonnez volontairement à une publication ou demandez à recevoir des nouvelles;
- certains renseignements techniques liés à l’utilisation du site, lorsque ces données sont produites par l’hébergement, les journaux techniques, les paramètres de sécurité ou des témoins activés sur le site.
Ankra ne cherche pas à recueillir plus de renseignements que nécessaire. Nous vous demandons également d’éviter de transmettre, dans un formulaire général de contact, des renseignements médicaux détaillés ou d’autres renseignements sensibles qui ne sont pas nécessaires à votre demande.
4. Renseignements sensibles
Certains renseignements peuvent être considérés comme sensibles, notamment lorsqu’ils concernent la santé ou d’autres aspects intimes de la vie d’une personne. Lorsqu’un renseignement sensible est nécessaire dans le cadre d’un service ou d’une démarche précise, Ankra applique une attention accrue à sa collecte, à son accès, à son utilisation et à sa protection.
La transmission de renseignements sensibles par un formulaire général ou par courriel doit être limitée à ce qui est réellement nécessaire.
5. Pourquoi nous utilisons vos renseignements
Les renseignements recueillis peuvent être utilisés afin de :
- répondre à une demande ou à une question;
- communiquer avec vous au sujet d’un service, d’un rendez-vous ou d’une démarche que vous avez demandée;
- permettre l’accès ou l’envoi d’une ressource, notamment Le Compas santé;
- gérer les réservations lorsque les outils de réservation sont activés;
- assurer le fonctionnement, la sécurité et l’amélioration du site;
6. Consentement
Lorsque le consentement est requis, Ankra cherche à l’obtenir de façon manifeste, libre, éclairée et pour des fins précises. Vous pouvez retirer votre consentement à certaines utilisations ou communications, sous réserve des obligations légales et des conséquences raisonnables liées à ce retrait.
Lorsque vous fournissez volontairement des renseignements pour obtenir une réponse, une ressource ou un service, ils sont utilisés pour donner suite à cette demande et pour les fins qui vous ont été indiquées.
7. Fournisseurs de services et communication à des tiers
Ankra peut utiliser des fournisseurs technologiques pour héberger, transmettre, traiter ou conserver certains renseignements nécessaires au fonctionnement de ses services.
Zoho peut notamment être utilisé pour certains formulaires, processus administratifs, communications ou outils de réservation, selon les fonctions activées au moment où vous utilisez le site.
D’autres fournisseurs techniques peuvent intervenir uniquement lorsque cela est nécessaire au fonctionnement, à l’hébergement, à la sécurité ou à l’administration du site. Ankra limite les renseignements communiqués à ce qui est nécessaire à leur mandat et cherche à encadrer leur utilisation et leur confidentialité.
Ankra ne vend pas les renseignements personnels.
8. Traitement ou communication à l’extérieur du Québec
Certains fournisseurs technologiques peuvent traiter ou conserver des renseignements dans des infrastructures situées à l’extérieur du Québec. Lorsqu’une communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec est envisagée et que la loi l’exige, Ankra évalue les facteurs relatifs à la vie privée et les mesures de protection applicables avant la communication.
La localisation technique réelle dépend des services et configurations utilisés au moment de la collecte. La présente politique sera mise à jour si un changement matériel modifie la façon dont les renseignements sont traités.
9. Témoins et données techniques
Le site peut utiliser des témoins ou des technologies similaires nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité, à la mémorisation de certains choix ou, si de tels outils sont activés, à la mesure de l’utilisation du site.
Lorsqu’une technologie d’analyse, de profilage, de publicité ou une fonction non essentielle exige un consentement ou une activation préalable, Ankra doit mettre en place les mécanismes appropriés avant de l’activer.
La liste et le fonctionnement des témoins doivent correspondre aux outils réellement installés sur ankra.org. Si des outils non essentiels sont ajoutés, la bannière ou le mécanisme de consentement devra être adapté en conséquence.
10. Conservation et destruction
Ankra conserve les renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pendant la période requise par la loi. Une fois ces fins accomplies et les obligations de conservation terminées, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou, lorsque la loi le permet et que les conditions applicables sont respectées, anonymisés.
Les durées concrètes de conservation peuvent varier selon la nature de la demande, du service et des obligations applicables.
11. Mesures de sécurité
Ankra met en place des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables compte tenu de la sensibilité, de la quantité, de la finalité et du support des renseignements personnels.
L’accès aux renseignements doit être limité aux personnes qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Malgré ces mesures, aucun système technologique ne peut garantir un risque nul.
12. Vos droits
Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez notamment :
- demander si Ankra détient des renseignements personnels à votre sujet et demander d’y avoir accès;
- demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
- retirer votre consentement lorsque la loi vous permet de le faire;
13. Plaintes
Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels peut être transmise au Responsable de la protection des renseignements personnels — Ankra à bonjour@ankra.org. La plainte sera examinée avec diligence et de manière confidentielle dans la mesure permise par la loi.
Vous pouvez également vous renseigner auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec au sujet de vos droits et recours.
14. Liens vers des sites ou services externes
Le site peut contenir des liens vers des sites ou services externes. Les pratiques de confidentialité de ces tiers sont régies par leurs propres politiques. Ankra n’est pas responsable du contenu ni des pratiques de confidentialité d’un site externe simplement parce qu’un lien y mène.
15. Modifications de la politique
Ankra peut modifier la présente politique afin de refléter l’évolution de ses activités, de ses outils technologiques, de ses pratiques ou des exigences applicables. La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de la politique. Lorsqu’une modification importante le justifie, un avis approprié peut être affiché sur le site.
16. Nous joindre
Pour toute question relative à cette politique ou à vos renseignements personnels :
Responsable de la protection des renseignements personnels — Ankra
Québec, Québec, Canada
bonjour@ankra.org
